イシン・コーポレーション株式会社 様

イシン・コーポレーション株式会社 様
賃貸革命導入事例

東京都武蔵野市の不動産仲介会社、イシン・コーポレーション(アパマンショップ)の店長の柏木 祐子氏と管理部の高橋 竜也氏に「賃貸革命」を導入した経緯と評価を伺いました。
イシン・コーポレーション株式会社について
2007年設立。アパマンショップ吉祥寺駅前店・アパマンショップ吉祥寺中央口店の2店舗を経営。駅前の好立地、WEB戦略、アパマンショップブランドを生かした集客力、斡旋力により、管理物件の入居率は常時95%以上を維持。
イシン・コーポレーション株式会社 様 会社外観
吉祥寺エリアについて
首都圏で「住みたい街ランキング」5年連続 第一位の吉祥寺。東京都の多摩地区に位置しながらも、新宿駅と渋谷駅のどちらも1本でアクセスできる利便性に、豊かな自然。そして多くの商業施設や飲食店が集まる街。賃貸物件の競争が激しい地域でもあります。

Excelから賃貸革命に切替

高橋 氏
― イシン・コーポレーション様では日本情報クリエイトの製品をどう活用していますか。
イシン・コーポレーションでは、2011年に『賃貸革命』を導入し「物件情報管理」「契約・更新・解約の情報管理」「家賃管理」「営繕・修繕の情報管理」「物件情報シートの出力」などを行っています。

以前は、これらの業務はすべてExcelで管理していました。しかし『賃貸革命』導入後は、Excelの使用をやめ、極力『賃貸革命』を使うようにしています。

Excelと『賃貸革命』はどちらが使いやすいか

― 『賃貸革命』導入前の課題について教えてください
イシン・コーポレーションは2007年の設立ですが、自社管理物件が少ない立ち上がり時期は、Excelでも十分物件管理が可能でした。しかし、その後駅前店を開設したこともあり、 管理物件の数は急激に増えました。もし、今なおExcelを使っていれば、業務はパンクしていたかもしれません。

体感的に見てExcelなら10時間かかる作業が『賃貸革命』を使えば、その10分の1、1時間で終わるという印象があります。まだ物件が少ないうちにExcelを卒業して『賃貸革命』に切り替えておいたのは今振り返れば正解でした。

Excelで特に非効率だった点

― Excelで特に非効率だった点を教えてください。
特に時間がかかっていたのは、「入出金の消し込み作業」です。

毎月の「入居者から家賃の入金」「その家賃のオーナーさんへの振込」についてはExcelを使って管理(消し込み)をしていました。
しかし、この作業には「通帳からExcelへの転記」が伴うため、1). 転記の手間と時間がかかる、2).転記の際に記載ミスが起こりうるという難点がありました。 また、「振込人名が居住者名と異なっている場合の確認」「振込手数料の負担がされている・いないの確認」などもミスが生じやすい作業です。

「家賃の確実な回収」「オーナーさんへの正確・確実な家賃の振り込み」は、物件管理業務の基礎であり、手違いがあってはなりません。
しかし、現実には「入金済みの入居者への督促」「未入金入居者の放置」などが生じていました。

業務ミスの温床となるExcelによる物件管理を早急に脱する必要がある、そう考えて2011年に『賃貸革命』を導入しました。

『賃貸革命』への評価

― 賃貸革命の評価をお聞かせください。
『賃貸革命』を使ってから業務が改善されたと感じているのは次の7点です。
改善点1.物件情報の処理能力の向上(約6倍)
イシン・コーポレーションの管理物件の数は、この2年間で6倍になりました。しかし、Excelを止めて『賃貸革命』に切り替えたので、物件情報の管理は現在でも1名でできています。
改善点2.契約書の作成・修正の作業の効率化
賃貸借契約書・重要事項説明書・取引成立台帳など様々な書類の制作に要する時間が、Excelを使っていた頃に比べ大幅に短縮されました。
改善点3.入金管理(消し込み、督促など)のミス減少(ほぼ根絶)
Excelを使っていた頃は、転記が発生したためミスも起きていました。『賃貸革命』を導入してからは転記がなくなり、ミスはほぼなくなりました。
改善点4.修繕・営繕・リフォーム管理の効率化
見積履歴・進捗管理が記録でき、管理性が向上しました。
改善点5.クレーム管理の効率化
入居者からのクレームや問い合わせは、従来はノートに手書きで管理していました。今はそれら情報をすべてソフトウェアで管理できます。
改善点6.契約更新通知業務の効率化
『賃貸革命』を使えば、更新を任意のタイミングで通知できます。契約更新の作業に余裕をもって取り組めるようになりました。
改善点7.情報検索の高速化
Excelに比べ、物件情報の検索が大幅に高速になりました。
以上、『賃貸革命』の導入により、Excelを使っていた頃に比べ業務は大幅に改善されました。新しいシステムを導入すると、その操作に慣れるまでに時間が必要です。しかし、それを差し引いてもExcelを使い続けず、『賃貸革命』を導入したことには大きな価値がありました。

先輩ユーザーからのアドバイス

― いまExcelを使って物件情報を管理している不動産会社に向けて、「ある種の先輩ユーザー」としてアドバイスなどあればお聞かせください。
いまExcelを使って物件情報を管理している方は、「Excelが一番いい。カンタンだし」とお考えかもしれません。たしかに管理物件数が少ない間は、Excelの方が効率的です。 しかし物件数が増えてくると、Excelの弱点である「定型処理能力の低さ」、「検索能力の低さ」が目立ってきます。同じ手作業を何度も繰り返すことになったり、 あの情報どこだっけということになったりして、業務時間がどんどん長くなるのです。

Excelをやめて『賃貸革命』のような専門ソフトウエアを導入しようとする場合、新たに操作方法を覚える必要があるので最初は心理的に抵抗があります。わたしもそうでした。

しかし、いったん覚えてしまえば迷うことはありません。それでも不明な操作は日本情報クリエイトのサポートセンターに電話して聞けばよい。すぐ教えてくれます。

操作方法に慣れてしまえばExcelを圧倒的に上回る定型業務の大量処理能力、高速検索能力を実感できます。少なくともわたしはもうExcelには戻りたくありません。

管理物件数が増加する兆しが見えているなら、Excelをやめて専門ソフトウエアの導入を検討しても良いかもしれません。
イシン・コーポレーション株式会社のホームページ
※ 文中に記載されている数値など情報は、いずれも取材時点のものです。

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