株式会社ウインドヒル 様

株式会社ウインドヒル 様 / 賃貸革命導入事例

創業3年で、管理戸数は500部屋から3500部屋まで増えました。
北海道釧路市の不動産会社ウインドヒルの代表取締役平井昌弘氏とシステム管理部部長小柏敏氏に『賃貸革命』を導入した経緯と評価について詳しく聞きました
株式会社ウインドヒルについて
ウインドヒルは、北海道の不動産チェーン「ビッグ」のFC店として北海道東部の釧路エリアで賃貸・管理・売買業務を行っている不動産会社です。創業は2009年であり、釧路エリアでは新規参入・後発組の会社ですが、創業3年で年商を2億円に伸ばすなど急成長。現在の売上比率は賃貸仲介50% 管理25% 売買25%。従業員数は17名。店舗は本店を含め2店。釧路公立大学前店は「女性専用店舗」と銘打った、お客様は女性だけ店舗スタッフも女性だけというユニークな店舗です。
「女性専用店舗」
釧路エリアについて
北海道 釧路市は、北海道 南東部、釧路支庁の中心都市です。人口は18万人、世帯数94000世帯。大きくは人口減少が進んでいる地域です。

創業3年で、管理部屋数は500部屋から3500部屋まで急伸

― ウインドヒル様では日本情報クリエイトの製品をどう活用していますか。
ウインドヒルでは2009年の創業と同時に『賃貸革命』を導入しました。

弊社は広告宣伝に力を入れています。野立て看板・管理物件での現地看板のほか、テレビCM・釧路駅ビルへの看板・バス広告など、あらゆる手段を使って知名度向上に努めています。2012年の広告宣伝費用は1800万円。今後も釧路エリア一番店を目指して積極的に「攻めて」いきます。

しかし、広告宣伝や営業などの「攻め」に専念するには、一方でオペレーションのシステム化など「守り」を固める必要があります。守りをおろそかにするとオーナーさんや居住者の不満・苦情を招くので結局は管理部屋数が増やせません。

『賃貸革命』は、ウインドヒルの「守りの要(かなめ)」として活用しています。

おかげさまで、2009年の創業時には500部屋だった管理部屋数が、2012年には約1500部屋、2013年には3500部屋と急拡大できています。
広告宣伝や営業などの「攻め」

後発参入であるウインドヒルのシェアが急激に伸びている、その理由

― 釧路エリアの人口は減少傾向であり、不動産仲介業にとって事業環境は悪化しているといえます。
そんな中、ウインドヒル様が管理戸数を急激に伸ばしているということは…
はい。お察しのとおり、他店からウインドヒルへ乗り換えるオーナーさんが増えているのです。
― なぜ、ウインドヒル様への乗り換えが増えているのでしょうか。
おそらく、私たちが「業界の慣習」よりも「お客様の満足」の方を大事にしているからだと思います。
私は20歳の時に不動産業界に入り、14年間不動産会社に勤めた後、34歳で今のウインドヒルを創業しました。
独立するとき考えたことは「不動産業界には無意味な慣習が多すぎる。自分はそれを打ち破ってお客様本位の会社を作ろう」ということでした。

たとえば店のレイアウト。不動産会社の場合、どのお店でも商談カウンターがあって、その向こうに事務スペースがあって…、というレイアウトが一般的です。
しかし私は、会社員時代からこのレイアウトは繁忙期に来店するお客様はイヤがるだろうなと内心思っていました。
― カウンター型のレイアウトでは、なぜお客様はイヤに感じるのでしょうか。
カウンター越しの商談の場合、休日など混雑時にはお客様同士が隣り合うことになります。そうなれば隣の商談の内容が漏れ聞こえることもあるし、ということは自分の商談の内容も隣に聞こえるということだし、そうして聞くとはなしに隣の商談を聞いていると、何だかトントン拍子に話が進んでいる様子で…。
なのに自分の方はなかなか良い物件が見つからない…。もし私がお客様だったら、こんな状況は気分が悪くなります。
また「カウンター型レイアウト」では、カウンター越しには職員の事務スペースがあって来店したお客様から丸見えですが、あれも何だかおかしい気がします。 普通の会社なら商談用の応接スペースが別にあって、そこで落ち着いて話せます。でも不動産屋の場合、バックヤードが丸見えで、時には家賃督促の電話の声が漏れ聞こえてくる…、これも自分がお客様の立場だったら何だかいやですね。
こんな不合理な間取りを参考にすることはありません。ウインドヒルでは個別の談話ブースを設けてお客様のプライバシーを守るようにしました。 また、事務スペースは別室にしてお客様の目に触れないようにしました。こんな間取りの不動産屋はあまりないと思いますが、自分としてはこの方がお客様に喜ばれると確信を持っています。

来店者に喜ばれれば入居の成約率も上がります。それはオーナーさんから見れば「ウインドヒルに管理を頼めばすぐに居住者を見つけてきてくれる」ということになるわけで、 「じゃあ私もウインドヒルに物件管理を頼もう」となる。つまり、来店者の満足度を上げればオーナーさんの利益にもなり、結果として管理部屋数が増えるというわけです。

これからも業界の常識にとらわれることなく、お客様のためになることは何でもやっていきたいと思っています。

実は『賃貸革命』を導入したことも、事務作業の効率化というより、究極的には「お客様満足の向上のため」なのです。
商談用の応接スペース

『賃貸革命』で管理を強化することが、なぜ顧客満足度の向上につながるのか?

― 「『賃貸革命』の導入が顧客満足度の向上につながる」とは具体的には?
大きくは「物件管理・家賃管理を、正確・効率的に行えるよう最初からシステム化しておけば、管理物件数が急に増えてもオーナーさん対応の品質を落とさずに済む」ということです。
キーワードを使って、さらに詳しくこのことを説明すると、次のようになります。
クレーム・問い合わせの対応報告書を提出
居住者の皆さまからクレームや問い合わせがあり、ウインドヒルとしてそれに対応した場合は、その対応履歴を『賃貸革命』に入力しています。 入力した対応履歴は「お客様問い合わせ対応書」として整形、印刷し、オーナーさんに家賃精算書を送る際に同封しています。この「お客様問い合わせ対応書」を『賃貸革命』の機能を使って整形、出力しています。

オーナーさんは、不動産管理会社に対し心の中で「毎月管理費を払っているけど、管理会社はそれに見合う仕事をしてくれているだろうか」と思っているかもしれません。 もちろんウインドヒルのスタッフはみな真面目に仕事をしています。「お客様問い合わせ対応書」はそれを伝えるためのものです。対応報告書は毎月約50通を発行しています。
問い合わせの対応報告書
修繕・営繕の見積もりの明朗化
『賃貸革命』を使えば、修繕・営繕が発生したときに、見積もり履歴を検索することにより業者から来た見積もりが適正かどうかを素早くチェックできます。
修繕・営繕の見積もりの明朗化
ファームバンキングのチェック
家賃入金のチェックは、
  1. 地元の金融機関のネットバンキングにログイン
  2. かつ家賃の振り込みデータをCSVでダウンロード
  3. それを『賃貸革命』に取り込んで照合(消し込み)
という形で毎日行っています。
退去情報のスムーズな社内共有
居住者から退去通知が発生した場合は、
  1. 退去情報を『賃貸革命』に入力
  2. 営業担当者が『賃貸革命』で物件検索すると、その部屋は『一ヶ月以内に空く部屋』として表示される
  3. その物件が、見込み客の希望に合っていた場合営業担当者は『希望条件に合う部屋が一ヶ月後に空きますよ』とスムーズに案内できる
  4. 結果として物件の空室期間を最小限にできる
という流れが実現できます。
退去情報を紙ベースで共有していた場合にはこのような業務の流れは実現できません。
退去処理( 精算、修繕、売り掛け回収 )の円滑な進行
退去者が発生した場合、
  ・家賃の日割り精算
  ・壁紙、内装などの損耗具合の判断
  ・(場合によっては)原状復帰費用の一部を退去者に請求(売り掛け発生)
という業務が発生します。これに伴い、業者に対しては「見積もり依頼」「作業手配」も行います。
よい物件の場合、「旧居住者が月末退去 → ただちに新居住者が翌月入居」という流れも珍しくありません。この場合「退去 → 精算 → 修繕手配 → 入居」という流れをスムーズに進める必要があります。
このプロセスを円滑に進めるために『賃貸革命』が役立っています。特に3~4月の繁忙期に業務をスムーズに廻していくには『賃貸革命』が不可欠です。

ウインドヒルが『賃貸革命』を選んだ理由

― ウインドヒルが賃貸革命を導入することになった経緯を教えてください。
3年前に独立・創業した時に「業務システムは最初から導入しておこう」と考えました。 比較候補となったのは、以前勤務していた不動産会社で使っていた「あるシステム」と賃貸革命の2つです。
― 賃貸革命ともう一つの製品とを比較したときの「比較条件(目のつけどころ)」を教えてください。
2製品を比較したときに着目したのは次の5点です。
条件1.CSVが自由に出力できること
CSV出力さえできれば、それをエクセルに取り込んで、後はどうにでも処理できます。新たに導入する業務システムには「どんなデータでもCSV形式で出力できること」を必須条件として求めました。
条件2.印刷物の書式の変更が簡単であること
オーナーさんに対応報告書や精算書を提出する場合、その書式が、キレイで・見やすく・分かりやすいことが重要です。業務システムには「各種書類の書式を柔軟に調整できること」を求めました。
条件3.賃貸管理業務に必要な機能が過不足無く揃っていること
「家賃振込の消し込み」「家賃の督促管理」「クレーム対応履歴管理」「営繕・修繕の見積および対応履歴の管理」など、賃貸管理業務に必要な機能が確実に備わっていることを求めました。
条件4.サポート体制が万全であること
せっかくシステムを導入するからには、隅々まで使いこなしたいものです。システムの「便利な使い方」「一歩進んだ使い方」などを丁寧に教えてくれるサポート体制があることを望みました。
条件5.価格が妥当であること
これら条件1~5を満たした上で、価格が妥当であることを求めました。
以上5つの条件に着目して『賃貸革命』ともう一つの製品とを比較したところ、価格は『賃貸革命』の方が高価でしたが、製品機能やサポートの体制の面では『賃貸革命』の方が優っていました。

価格よりも機能の方が重要だと考え『賃貸革命』を採用することにしました。

なお、『賃貸革命』が「不動産会社向けソフトウェアとしてはシェアナンバーワンであること」は、選定中には全く知りませんでした。今回はネームバリューのことは考慮せず、純粋に機能面だけで比較しています。

『賃貸革命』への評価

機能面においては当初の期待どおりです。
使いやすさも合格です。この3年の間に多くの新入社員が入社しましたが、みな短期間で『賃貸革命』の使い方を習得しています。
札幌営業所の加藤さんや電話サポートのみなさんの対応も良いです。不動産業界にみなさん精通しているので、会話がスムーズに進みます。

賃貸革命は、ウインドヒルの急成長の「縁の下の力持ち」として機能してくれたといえるでしょう。導入して成功でした。

これから独立起業する人へのアドバイス

今から独立起業する方には「管理業務は最初から効率化・システム化しておいた方が良いかもしれない」とお伝えいたします。
「広告・営業」など攻めは重要です。しかし「管理」という「守り」をおろそかにしたままでは、攻めの増強がそのままトラブルやクレームの増加につながります。守りを固めないと安心して営業ができません。
創業当初は、管理部屋数も少ないのでシステム化など不要だと思うかもしれません。
しかし、システム化には管理部屋数が急激に伸び始めてそれからやるのでは遅いという性質があります。
管理業務の効率化には最初から取り組んでおくべきです。
株式会社ウインドヒルのホームページ
※ 文中に記載されている数値など情報は、いずれも取材時点のものです。

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