不動産管理システムで期待できる効果とは？機能内容や選び方などを紹介

不動産管理システムを導入すると、人件費の削減、業務の効率化といった効果が期待できます。しかし、不動産管理システムには幅広い種類があるため、自社の課題や目的に合わせたものを選ぶことが大切です。

この記事では不動産管理システムの主な機能や費用の相場、選び方のポイントをご紹介します。

不動産管理システムとは？

不動産管理システムとは、物件・契約者情報・契約書類・家賃などをシステム上で管理できるものです。システムの種類によって搭載機能は異なるものの、不動産業務で扱う情報を1つのシステムで管理できるため、業務効率化や人件費のカットといった効果が期待できます。

導入によって解決できる3つの課題

不動産管理システムを導入することで、次の3つの課題を解決できます。

• デジタル化が進んでいない
• 情報共有ができていない
• 消費者ニーズに応えられない

膨大な情報を手作業で管理するとなると、多大な労力と時間がかかります。
システム上での情報管理によって、一度登録したお客様情報から複数の書類を作成できるため、手入力によるミスが軽減されるでしょう。また、同じシステムの画面を複数の社員で閲覧することもできるため、情報共有がしやすくなり、結果的に業務の効率化に繋がるのです。

不動産管理システムで解決できる課題については、以下の記事で詳しく解説しているので参考にしてください。
詳しい記事はこちら→「おすすめの不動産システムの選び方とは？導入で解決できることや注意点などを紹介」

不動産管理システムの主な機能とは

不動産管理システムには、“賃貸・売買物件管理業務を効率化できる機能”と物件仲介業務を効率化できる機能”あります。

■賃貸・売買物件管理業務を効率化できる機能

主な機能	内容
物件管理機能	・物件ごとのクレームや点検、修繕などの情報を、対応時期や完了・未完了などに分けて管理できる。
お問い合わせ・ 修善状況の管理機能	・案件単位でお問い合わせ内容や修繕履歴を管理。対応状況を社内共有できる。
入出金管理機能	・家賃の入金、未入金などの管理が自動で行える。 ・オーナーへの支払い報告や年間修理費などの書類を作成できる。
請求書作成機能	・毎月の家賃や更新費、滞納金、修繕費などの請求管理ができる。

■物件仲介業務を効率化できる機能

機能	内容
物件登録機能	・登録した物件情報をポータルサイトやホームページに自動反映できる。
広告出稿機能	・ポータルサイトに合わせて物件の広告をワンクリックでまとめて出稿できる。 ・万が一入力不備があっても自動的に検出されるため、ミスも減らせる。
チラシ作成機能	・閲覧者が興味を引くようなチラシを簡単に作成できる。 ・簡単操作なので、作成するのが初めての人でも利用しやすい。
電子入居申込機能	・入居者との入居申込に関する契約のやりとりをすべてオンライン上で完結できる。
契約管理機能	・契約情報を一度登録すれば、契約時に必要な書類を出力できる。 ・契約更新業務や解約業務にも対応。
内見予約機能	・受付可能な日時や担当者を登録することで、自動もしくは手動で内見予約を受け付けられる。

不動産管理システムを導入するメリット

不動産管理システムを導入することで、3つの効果が期待できます。

• 業務の効率化
• お客様からの信頼や企業価値の向上
• 顧客の負担の軽減

システムでは、物件や顧客の情報を一元管理できるため人為的なミスや書類の紛失を防げるでしょう。書類の紛失といったミスが少なくなれば、お客様は安心して不動産会社に手続きを依頼できます。そこから高評価の口コミ掲載に繋がり、数年後にまた仲介を依頼してくれるかもしれません。こうした流れで、最終的には企業価値も向上できるでしょう。

また、オンライン上で内見から契約までを完了でき、ニーズに合わせて対面とオンラインを使い分けできるので、お客様の負担を軽減できるでしょう。

不動産管理システムを導入するメリットについては、以下の記事で詳しく解説しているので参考にしてください。
詳しい記事はこちら→「賃貸管理システムを導入する6つのメリットをご紹介！システム機能の特徴を確認しよう」

不動産管理システムの費用相場はどれくらい？

不動産管理システムを導入する際は、初期費用とランニングコストがかかります。

• 初期費用：ソフトウェアの購入費用、サーバーの導入費用など
• ランニングコスト：システムを利用する際の月額料金、消耗品など

初期費用とランニングコストは「クラウド型」と「オンプレミス型」という2つの種類によって異なります。

クラウド型は、システムの提供会社がサーバーの運用を行うため、ハードウェアなどを購入する必要がなく、保守の費用もかかりません。初期費用の具体的な目安としては約15万円です。

オンプレミス型は自社でサーバーの管理を行うタイプのシステムで、サーバーの導入やシステムの運用・保守に費用がかかります。初期費用の目安は小規模で約15万円、大規模のもので約80〜500万円と考えておくと良いでしょう。

クラウド型とオンプレミス型では、機能面での違いもあるため、自社の事業課題も考慮しつつ、導入する不動産システムの種類を検討すると良いでしょう。

詳しい費用については、以下の記事で詳しく解説しているので参考にしてください。
詳しい記事はこちら→「不動産システムの費用相場はどれくらい？導入のメリットや費用対効果についてもご紹介」

不動産管理システムの選び方

不動産管理システムを選ぶ際のポイントは4つです。

• 自社の課題に合わせた機能が備わっているか
• 定期的なアップデートが行われているか
• 充実したサポートはあるか
• 取り扱いできない物件の有無

どんなに機能に優れたシステムでも、自社の事業課題に合わせた機能がなければ、活用しきれず、効果は出にくいでしょう。また、法律改正や税率変動などの影響を受ける不動産業では、定期的なアップデートの有無によってシステムの利便性が大きく変わります。使いやすさという観点では、操作レクチャー等のサポート体制もシステム選択の重要な判断軸になるでしょう。

日本情報クリエイトの製品なら、自社の管理環境に合わせてカスタマイズ可能

多くの会社が賃貸管理システムを提供しているため、どこにすれば良いか迷っている方もいるでしょう。そのような方は、日本情報クリエイトが提供している賃貸革命を検討してみてください。

賃貸革命は柔軟にカスタマイズできるため、自社の賃貸管理環境に合わせて利用できるのが大きなメリットです。 ほかにもメリットがあるので、以下で詳しく解説していきます。

仲介業務と管理業務のほぼすべての業務を一元管理できる賃貸革命

日本情報クリエイトが提供している賃貸革命では、仲介業務と管理業務のほぼ全ての業務を一元管理できます。

• 募集
• 契約
• 入退去管理
• 契約更新
• 請求・入金・督促
• オーナーに送金
• 建物修繕管理

あらゆる情報を一元管理することで業務の効率化を図り、集客率アップやコストカットが可能です。また、不動産取引に大きく影響する「賃貸住宅管理業法」や「インボイス制度」にも対応しています。

また、一度登録した情報は基礎データとなるため、契約管理や物件管理、家賃管理、問い合わせ修繕管理など幅広く活用できるのが特徴です。入力ミスや漏れなどのリスクも防げるため、業務の質も高まるでしょう。

詳しい製品情報はこちらのページをご確認ください。→「賃貸革命」製品ページへ

豊富なオプション機能サービスを活用してオリジナルの管理システムを

賃貸革命には豊富なオプション機能が付いているのも魅力の一つです。自社に必要な機能をオプションとしてつけ、カスタマイズしていきましょう。以下がオプションの一部です。

賃貸革命で利用できるオプション

• オンライン駐車場連携
• 自動入稿ロボ
• 保険申込連携
• 不動産専用電子契約
• 空室プランでんき自動連携
• 物件データ連動
• 会計連動オプション
• くらさぽコネクト入居者アプリ
• くらさぽコネクトオーナーアプリ
• 巡回管理オプション
• クラウドバックアップ

中でもクラウドバックアップ機能は、データを安全なクラウド上に自動でバックアップするため、万が一トラブルが起きてもデータを失う心配がありません。バックアップ作業のための人的コストも節約できます。

また、自動入稿ロボでは、ボタンひとつ、または自動で、賃貸革命に登録されている物件情報を広告・業者間サイトに掲載します。これまで物件登録にかかっていた時間を減らせるため、空いた時間を別の業務に回すことができ、業務効率化が目指せるのです。

ほかにも便利なオプションが揃っているため、自社に合わせたカスタマイズで利用してみてはいかがでしょうか。

詳しい製品情報はこちらのページをご確認ください。→「賃貸革命」オプション機能一覧ページ

まとめ

不動産管理システムでは、管理者・入居者・物件の情報管理ができ、業務効率化や成約数アップなどの好影響が見込めます。これから不動産管理システムを選択する場合は、「機能」「アップデート状況」「サポート体制」「登録できない物件の有無」の4つの視点で見ると自社に適したシステムを導入できるでしょう。

今日の不動産管理システムを選ぼうか迷っている方は、ぜひ日本情報クリエイトの「賃貸革命」をご検討ください。豊富なオプションの中から自社に合わせてカスタマイズできるため、問題や課題解決の手助けになるでしょう。