賃貸管理システムでどんな悩みを解決できる？機能内容や導入メリットなどを紹介

 

管理物件や顧客の増加に合わせて賃貸管理システムの導入を検討しているけど、導入することで具体的にどのようなお悩みを解決できるかわからないといった方もいらっしゃるでしょう。

この記事では、賃貸管理システムの主な機能や導入のメリットなどをご紹介すると共に、さまざまある賃貸管理システムの中から自社に合ったシステムを選ぶポイントをご紹介していきます。

賃貸管理システムとは？

賃貸管理システムとは、不動産オーナーや不動産管理会社が所有する不動産物件の賃貸管理業務を効率的かつ迅速に行うためのソフトウェアやシステムのことです。

賃貸管理システムにはオンプレミス型とクラウド型があります。
オンプレミス型とは、自社内にサーバーを設置して、自社で管理するシステムのことです。一方、クラウド型とは、システムもデータも自社で管理せず、システムを提供する会社にサーバーがあるシステムのことです。

オンプレミス型のメリットとしては、以下のようなことが挙げられるでしょう。

• データの保管・管理、プライバシーやセキュリティの管理に、ある程度の自由度がある
• インターネット環境に左右されにくい
• 一度購入すると継続的に使用できる

一方、クラウド版のメリットは以下の通りです。

• オンラインに接続するデバイスがあれば、いつでもアクセスできる
• システム更新があれば自動でアップデートされ、セキュリティやバックアップが補償される
• 必要な容量や機能を追加できる

双方にメリット・デメリットがあるため、それぞれの状況に応じて選ぶとよいでしょう。

こんなお悩みを解決します！そのポイント3つ

賃貸管理システムを導入することにより、管理者が抱えやすい以下のような悩みを解決できます。

• 物件情報の管理や入居者との契約管理、賃料徴収などの煩雑な業務を効率化できる
• 手作業による入力ミスを減らせる
• 統一された管理ルールにより属人的な作業を減らせる

普段、表計算ソフトなどを使って契約書類の作成や家賃管理などを行っている会社も多いかもしれません。しかし、表計算ソフトは基本的に手入力であるうえ、入力方法に独自ルールが存在する場合もあるため、属人的な操作となり入力に時間もかかってしまうでしょう。

賃貸管理システムは、指定項目に情報を入力していくだけで簡単に書類が作成でき、作業時間の短縮に繋がります。さらに、業務を効率化することで残業の抑制や従業員満足度の向上に繋げることも可能です。

さまざまなデータを一元管理できる賃貸管理システムの主な機能とは

次は、賃貸管理システムの機能について詳しく紹介していきます。どのような機能があるのでしょうか。

賃貸管理業務を効率化できる機能

主な機能	内容
物件管理機能	・物件ごとのクレームや点検、修繕などの情報を、対応時期や完了・未完了などに分けて管理できる。
お問い合わせ機能	・案件単位でお問い合わせ内容を管理。対応状況を社内共有できる。
入出金管理機能	・家賃の入金、未入金などの管理が自動で行える。 ・オーナーへの支払い報告や年間修理費などの書類を作成できる。
請求書作成機能	・毎月の家賃や更新費、滞納金、修繕費などの請求管理ができる。

賃貸管理業務としては物件情報の管理やお問い合わせ内容の管理、家賃管理、請求管理などが挙げられます。

これらの管理はExcelなどで行うこともできますが、賃貸管理会社専用のソフトではないため、物件や顧客の情報が多くなっていくごとに、容量が大きくなってしまってソフト自体が重くなったり管理が難しくなったりする問題があるでしょう。

一方、賃貸管理システムは賃貸管理に特化しており、情報量が増えても見た目に分かりやすく管理していくことが可能です。

仲介業務を効率化できる機能

主な機能	内容
物件登録機能	・登録した物件情報をポータルサイトやホームページに自動反映できる。
広告出稿機能	・ポータルサイトに合わせて物件の広告をワンクリックでまとめて出稿できる。 ・万が一入力不備があっても自動的に検出されるため、ミスも減らせる。
チラシ作成機能	・閲覧者が興味を引くようなチラシを簡単に作成できる。 ・簡単操作なので、作成するのが初めての人でも利用しやすい。
契約管理機能	・契約情報を一度登録すれば、契約時に必要な書類を出力できる。 ・契約更新業務や解約業務にも対応。

賃貸管理システムの中には仲介業務を効率化できる機能が備えられているものもあります。例えば、不動産オーナーから預かった物件をシステムに登録するとポータルサイトやホームページへも自動で反映できる機能や、物件情報から広告出稿できる機能などが挙げられるでしょう。

このように情報を一元管理することで、無駄な作業を省くことが可能です。

賃貸管理システムを導入するメリット

賃貸管理システムを導入するメリットには以下のようなものがあります。

• 業務効率化を図れる
• オンライン対応が可能になる
• オーナーや入居者の満足度がアップする

まず、賃貸管理システムへ入力した物件・顧客情報を一元化できるため、そのほかポータルサイトやホームページへの無駄な入力作業を減らすことができるなど、さまざまな面で業務の効率化に繋げることが可能です。また、システムの管理画面から物件の稼働状況や収支状況を把握しやすくなるため、売上アップに繋げられる側面もあります。

さらに、賃貸管理システム導入によりオンライン対応も可能です。管理会社側による入居者の契約書類や家賃請求などの対応が迅速になることで、顧客満足度を高めることにも繋がるでしょう。そのほか、オーナーに対するさまざまな報告書類も迅速に提出できます。

また、過去のクレームや問い合わせを記録・社内共有できるため、社員誰でもクレームに対して素早く対応したり要望に答えたりすることができ、入居者からの信頼も獲得できます。さらに、クレームやお問い合わせ対応をオンライン上で行うことで、社員の職場環境の満足度も向上するでしょう。

なお、賃貸管理システムのメリットについてもっと詳しく知りたい方は、こちらも記事も参考にしてみてください。
→「賃貸管理システムを導入する6つのメリットを紹介！システム機能の特徴を確認しよう」

賃貸管理システムの5つの選び方

賃貸管理システムはどのような点に気を付けて選ぶとよいのでしょうか。ここでは、以下5つのポイントをご紹介します。

• システムの操作性に問題ないか
• サービス内容に自社の求める機能はあるか
• システムの機能改善アップデートは十分か
• 導入・運用コストは予算内に収まるか
• サポート体制は整っているか

システムの操作性に問題ないか

いろいろな機能が搭載されているシステムを最初から使いこなすのは、難しいと感じる方もいます。初めてシステムを操作する人でも直感的に操作できるかを確認しておくとよいでしょう。

サービス内容に自社の求める機能はあるか

賃貸管理システムは提供する会社によって搭載されている機能は異なります。そのため、自社の求める機能はあるかを確認することも重要なポイントです。

業務効率化を図りたいのか、合わせて集客率アップも図りたいのかなど、会社によって目標とするものは異なるでしょう。目標や目的に合わせた機能が揃っているか確認してみてください。

システムの機能改善アップデートは十分か

賃貸管理システムを導入した後も、自社の成長度合いや時代の流れに応じて必要な機能は変わっていくものです。また、システム側の問題で軽微な不具合が残っているケースもあるでしょう。

そうした、機能改善アップデートが定期的に行われているか、またアップデート内容は十分かなどを事前に確認しておくことが大切です。

導入・運用コストは予算内に収まるか

賃貸管理システム導入にあたり、必要な初期費用や運用コストが自社の予算内に収まるか確認しましょう。オンプレミス型とクラウド型によって初期費用や月額費用は異なります。自社の予算に合わせて考えることも重要なポイントです。

また、自社の状況に必要な機能に対して、導入できる機能をカスタマイズできるシステムであれば、導入後に機能を追加していくことも可能です。

サポート体制は整っているか

導入前、導入後でそれぞれサポート体制が整っているかも確認しましょう。

例えば、システム導入時に補助金を利用できるケースがありますが、システム会社側で補助金採択のためのサポートをしてくれることもあります。また、導入後に不具合が起こったりしたときに対応してくれるかどうかも重要なポイントとなります。

なお、日本情報クリエイトでは、不動産会社様のIT導入補助金申請を丁寧にサポートします。詳しくはこちらのページを参考にしてみてください。
→「IT導入補助金」

日本情報クリエイトの賃貸革命なら、自社の賃貸管理環境に合わせてカスタマイズ

賃貸管理システムにはさまざまなものがありますが、日本情報クリエイトの賃貸革命であれば、自社の賃貸管理環境に合わせてカスタマイズすることが可能です。

以下、賃貸革命がおすすめできる理由について見ていきましょう。

仲介業務と管理業務のほぼすべての業務を一元管理できる「賃貸革命」

日本情報クリエイトが提供している賃貸革命では、仲介業務と管理業務のほぼすべての業務を一元管理できます。

登録したデータは物件管理や契約管理、家賃管理、問い合わせ修繕管理などに幅広く活用できるため、業務効率化が期待できます。また、入力ミスや漏れなどの人為的ミスも減らせるので、オーナー様や顧客の信頼獲得にも繋げられるでしょう。

豊富なオプション機能サービスを活用してオリジナルの管理システムを

賃貸革命には豊富なオプション機能が付いているのも魅力の1つです。自社に必要な機能をオプションとしてつけ、カスタマイズしていきましょう。以下がオプションの一部です。

賃貸革命で利用できるオプション

• オンライン駐車場連携
• 自動入稿ロボ
• 保険申込連携
• 不動産専用電子契約
• 空室プランでんき自動連携
• 物件データ連動
• 会計連動オプション
• くらさぽコネクト入居者アプリ
• くらさぽコネクトオーナーアプリ
• 巡回管理オプション
• クラウドバックアップサービス

会社の目標や目的、課題解決に合わせたオプションを利用できるため、さらなる業務効率化が期待できるでしょう。業務形態に応じて柔軟にカスタマイズでき、自社ならではのシステムにできるのがポイントです。

まとめ

賃貸管理システムは、入居者・物件情報が管理しやすくなったり、業務効率化の結果オーナーや入居者、社員の満足度がアップしたりなどのさまざまなメリットがあります。

自社に合った賃貸管理システムを選ぶには、「操作性」や「機能内容や機能アップデート」「導入・運用コスト」、「サポート体制」といった視点でみるとよいでしょう。

ちなみに、日本情報クリエイトの賃貸革命であれば、豊富なオプション機能の中から自社の状況に合わせてカスタマイズ可能です。また、賃貸管理機能、仲介管理機能、それぞれ豊富な機能を利用することが可能で、サポートにもしっかり対応しています。賃貸管理システムの導入を考えているのであれば、賃貸革命の導入を考えてみてはいかがでしょうか。