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人手不足や業務量の増加に悩む賃貸管理の現場では、効率化が急務となっています。特に「まだ紙やExcelで管理している」「システム導入に踏み切れない」という会社ほど、早期の見直しが成果を生む可能性があります。
本コラムでは、賃貸管理業務を効率化するために、どのようにシステムを導入すればよいか、第一歩となる考え方と始め方について解説します。
日常業務の多くを紙・Excel・電話・手書きメモで管理している会社も少なくありません。一見「問題なく回っている」と思える作業でも、実は多くの無駄やトラブルの元になっています。
・修繕依頼が誰で止まっているかわからない
・家賃チェックが担当者ごとのフォーマットで属人化
・担当者不在時に、入居者やオーナー対応ができない
こうした課題は、小さな非効率の積み重ねが大きな時間ロス・信用リスクにつながります。
「システムを導入するなら全体で変えないと意味がない」と思っていませんか？しかし、実際には小さな業務から効率化を始める方が、現場に定着しやすく、効果も実感しやすいのです。
・頻度が高い業務： 頻度が高いので、効果をすぐに実感できる
・手間がかかる業務：大幅に時間短縮できる場合があるので
・人的ミスが起きやすい作業：自動化によりミスが軽減される
具体的には、修繕受付のクラウド管理や、入金状況の自動チェックなどが「最初の一歩」に適しています。
「スタッフがITに強くないから…」と導入を躊躇する声も多く聞かれます。ですが、最近の賃貸管理向けシステムは、誰でも使える設計が進んでおり、むしろ非IT人材でも運用しやすいよう配慮されているのが特徴です。
・画面が直感的で操作がシンプル
・クラウド型で拠点や外出先でもアクセス可能
・導入時の説明や運用サポートが手厚い
「まずは1つの業務だけ使ってみる」というスタイルで、現場に無理なく取り入れていくことが成功の秘訣です。
「まずは一業務だけでもシステム化してみる」と始めた会社が、結果として業務全体の見直しにつながるケースは少なくありません。小さな成功体験が現場の意識を変え、他の業務にも改善の波を広げる“好循環”が生まれます。
・作業時間が目に見えて削減される（1日1〜2時間の短縮など）
・担当者間の情報共有がスムーズになり、属人化が減る
・業務全体の流れが可視化され、「次はここを改善しよう」という意識が生まれる
・オーナーや入居者への対応スピードが上がり、満足度が向上する
このように、“一歩目”の成功が、継続的な業務改善につながる土台を作ってくれます。
システム導入と聞くと、全社的な大改革を想像して躊躇してしまうかもしれません。しかし、賃貸管理の現場では「小さな改善の積み重ね」こそが、大きな業務効率化につながります。
まずは紙やExcelで負担になっている業務から、クラウドや自動化ツールを使って仕組み化を始めてみましょう。システムの選定や導入は、現場の声を聞きながら無理なく進めることが成功への近道です。
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