退去立会いの常識が変わる！ トラブルの軽減にも繋がるオンライン化のメリットを解説

退去立会いは、入居者と管理会社・オーナーの間で最もトラブルが起きやすいタイミングのひとつです。現地での説明の行き違いや感情的な対立など、対応の仕方によっては大きなクレームに発展することも少なくありません。
しかし近年では、オンライン対応によってそうしたリスクを軽減し、同時に移動負担や業務コストも削減できる方法として注目されています。本コラムでは、退去立会いのオンライン対応がもたらす具体的なメリット、導入時の課題、必要なツールなどを、実務の現場に即して分かりやすく解説します。

1. 退去立会いとは？

退去立会いとは、入居者が賃貸物件から退去する際に、管理会社やオーナーと共に室内の状態を確認し、原状回復費用の精算や鍵の返却などを行う手続きです。現地で直接確認することで双方の合意を得ることができますが、一方で日程調整の難しさや立ち会いにかかる時間的・人的コストが大きな課題となっています。

2. オンライン対応のメリットとトラブル防止効果

近年は、専用のシステムやZoomやGoogle Meetなどを活用し、ビデオ通話を通じて物件の確認を行う「オンライン立会い」が広がりつつあります。

● 入居者・管理会社双方の移動負担がゼロになる
● 映像や録画データを活用し、言った・言わないのトラブルを防止
● 急なスケジュール変更にも柔軟に対応できる
● 同時に複数の立会いを効率的に処理可能

とくに、録画データの保存により後日の確認が容易になる点は、感情的な対立を未然に防ぐ有効な手段として評価されています。

3. 導入時の課題と解決策

オンライン立会いにはさまざまな利点がありますが、スムーズに導入・運用するためにはいくつかの課題への対策が必要です。スタッフが不安を感じないように、社内での研修やチェックリストの整備も重要です。

● 通信環境の不安定さ → Wi-Fi環境の確保、モバイル回線を予備として準備
● カメラ・マイクの性能不足 → スマホで代用可能だが、画質・音質の基準を明示する
● 操作が不慣れな入居者への配慮 → 事前に使い方マニュアルを配布、接続テストを実施

4. おすすめのシステム

導入時に検討すべきシステムは以下の通りです。業務に応じた選定と、録画・チャットログの保存要件を満たすかを必ず確認しましょう。

● Zoom/Google Meet：無料で利用可能、録画機能あり※
● 専用のシステム：画面共有やサイン記録など機能が豊富

※無料版での録画機能について：Zoom はPC版のみ録画可能、Google Meetは録画不可（Google WorkspaceのBusiness Standard 以上で録画可能）

5. 法的観点と証拠の残し方

オンラインであっても、立会い内容の証拠をしっかり残すことが求められます。トラブル時の法的証拠として活用するためにも、形式だけでなく実務上の運用整備が欠かせません。

● 事前に録画・録音への同意を取得する
● チャット履歴や動画を一定期間保管する
● 作業内容をチェックシート化し、双方で確認・署名する

6. 今後の展望とオンライン化の広がり

不動産業界では、慢性的な人手不足や多拠点対応の負担増などの理由から、業務のオンライン化が進んでいます。退去立会いについても、リモート対応を前提としたフロー整備や、クラウド型管理システムとの連携が加速しており、今後は標準的な業務形態として定着する可能性があります。また、国交省や不動産関連団体によるオンライン立会いのガイドライン整備が進めば、導入への安心感も高まるでしょう。

7. まとめ

退去立会いのオンライン対応は、単なる利便性の向上にとどまらず、業務効率化・トラブル防止・コスト削減を同時に実現できる有力な選択肢です。今後、管理業務の現場においてその導入は不可避ともいえる状況です。また、検討段階の企業においても将来を見据えた情報収集と環境整備を進めておくことで、競争力ある体制づくりにつながるはずです。