物件管理システムでどんな悩みを解決できる？機能内容や導入メリットなどを紹介

入力ミスが起きてしまった、入金・送金処理が滞る、このような経験をしたことがあるという方も少なくないでしょう。不動産管理は入力や確認の必要な情報が多いため、ミスが起こるリスクは常に存在します。

人的ミスを大きく減らして、情報の管理を一元化するためには、物件管理システムといった便利なツールを使用することをおすすめします。

現在、物件管理システムは多くの製品が販売されているため、その中から使いやすくアフターフォローもしっかりした製品を選ばなければなりません。そこでこの記事では、物件管理システムを導入することのメリット・デメリットから、物件管理システムの選び方まで詳しくご紹介いたします。

物件管理システムとは？

物件管理システムとは、不動産業務における重要な情報管理を、専用のシステム環境で行えるサービスのことです。

手入力で物件や顧客の情報を入力したり、紙の書類で情報を管理したりしている企業も多いでしょう。手入力の場合は、情報の打ち間違いがあったり抜けていたりすることもあり、どうしても人為的ミスのリスクがあります。また、書類で情報を管理している場合は、書類の紛失のリスクがあり、信用問題に関わる可能性もあります。

物件管理システムを導入することで、不動産業務におけるすべての情報を一元管理できるため、人為的ミスや書類の紛失などのリスクを軽減できます。

不動産管理業務の種類3つ

主な不動産管理業務としては、以下の3つがあります。

賃貸物件管理	物件情報の更新や入居者の募集、クレーム対応など賃貸物件の管理に関する業務
売買物件管理	購入者の募集や金銭取引など売買物件の管理に関する業務
物件仲介	入居者や購入者である買い手と物件のオーナーである売り手の仲介人となり、サポートする業務

物件管理システムの種類2つとそれぞれの初期費用相場

物件管理システムには「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つの種類があります。この章では、「オンプレミス型」と「クラウド型」それぞれの特徴や初期費用、メリットデメリットなどを解説していきます。

• オンプレミス型
• クラウド型

オンプレミス型

オンプレミス型とは、自社内にサーバーを設置して、自社で管理するシステムのことです。物件管理システムを自社サーバーにインストールして使用するため、インターネット環境に左右されることはありません。

データを社内だけで共有するため、外部に情報が漏れるリスクが小さいのがメリットです。柔軟にカスタマイズもでき、自社の課題や問題点に合わせた機能を搭載できるでしょう。しかし、機器一式やライセンスなどを揃えなければいけないため、初期費用が高額になる傾向があります。また、導入するまでに数ヵ月かかるケースがあるのも、デメリットと言えるでしょう。

具体的な金額は、管理する戸数にもよりますが、小規模で15万円、大規模で80~500万円です。

クラウド型

クラウド型とは、システムもデータも自社で管理せず、システムを提供する会社にサーバーがあるシステムのことです。

サーバーは賃貸管理システムを提供している会社にある分、機器やライセンスなどを揃える必要がないため、初期費用を抑えられます。具体的な金額として、15万円程度から導入可能です。

また、システム更新があれば自動でアップデートされるため、常に最新式のシステムを使えるのもメリットです。
しかし、自社のサーバーで管理するわけではないため、情報漏洩のリスクがあることも頭に入れておくことが大切です。とはいえ、不動産システムの中には高度なセキュリティーで守られている商品もあります。自社より安全性が高い場合もあるため、セキュリティーの高さも確認しておきましょう。

さまざまなデータを一元管理できる物件管理システムの主な機能とは

物件管理システムには、賃貸・売買物件管理業務、物件仲介業務をそれぞれ効率化できる機能が搭載されています。具体的にどのような機能がついているのか、見ていきましょう。

賃貸・売買物件管理業務を効率化できる機能

主な機能	内容
物件管理機能	・物件ごとのクレームや点検、修繕などの情報を、対応時期や完了・未完了などに分けて管理できる。
お問い合わせ修善機能	・案件単位でお問い合わせ内容や修繕履歴を管理。対応状況を社内共有できる。
入出金管理機能	・家賃の入金、未入金などの管理が自動で行える。 ・オーナーへの支払い報告や年間修理費などの書類を作成できる。
請求書作成機能	・毎月の家賃や更新費、滞納金、修繕費などの請求管理ができる。

物件仲介業務を効率化できる機能

機能	内容
物件登録機能	・登録した物件情報をポータルサイトやホームページに自動反映できる。
広告出稿機能	・ポータルサイトに合わせて物件の広告をワンクリックでまとめて出稿できる。 ・万が一入力不備があっても自動的に検出されるため、ミスも減らせる。
チラシ作成機能	・閲覧者が興味を引くようなチラシを簡単に作成できる。 ・簡単操作なので、作成するのが初めての人でも利用しやすい。
電子入居申込機能	入居者との入居申込に関する契約のやりとりをすべてオンライン上で完結できる。
契約管理機能	・契約情報を一度登録すれば、契約時に必要な書類を出力できる。 ・契約更新業務や解約業務にも対応。
内見予約機能	受付可能な日時や担当者を登録することで、自動もしくは手動で内見予約を受け付けられる。

物件管理システムのメリット・デメリット

物件管理システムを導入することで、多くのメリットが得られます。しかし、メリットだけではなくデメリットもあるため、比較したうえで導入を検討することが大切です。以下でメリットとデメリットを詳しく見ていきましょう。

メリット①書類やデータの紛失がなくなる

物件管理システムを導入することで、不動産業務に関するすべての情報を一元管理できます。紙書類やUSBメモリーにありがちな置き忘れや間違って捨てて紛失するおそれはありません。

社内サーバーを利用するオンプレミスでは落雷・火災が心配ですが、クラウドを選べばそのような災害も避けられやすくなります。管理業務をシステムで運用している事で、正確性と保全性が担保されて、家主に対してのアピールにもなります。

メリット②担当者や部署間の引き継ぎ作業が簡素化される

物件管理システムを導入することで、担当者や部署間の引継ぎ作業が簡素化されるのもメリットのひとつです。

システムによって多少の特徴は異なるものの、物件や契約、請求等の各データが連携していることがほとんどです。対応履歴なども保存できるため、どのように対応したのか、どこまで作業したのかなどを、後から来た担当者でも簡単に確認できます。
入力した文字や数字は整理して保存されているため、文字が汚くて読めないなどのトラブルも避けられるでしょう。

メリット③繁忙期のデータ管理がやりやすい

不動産業務において大切なのは、データの管理を厳重にすることです。

入居者の入れ替わりが激しい1~3月の繁忙期になるとデータ入力量が多くなり、入力ミスや紛失などのリスクが高まってしまいます。物件管理システムはデータを一元管理できるため、繁忙期でもデータを正しく管理できます。入居者の情報や更新、修繕情報などの管理も簡単にできるため、業務の効率化が期待できるでしょう。

デメリット①システム導入直後は作業効率が落ちる可能性がある

物件管理システムを導入しても、使いこなせなければ問題解決に導くことは難しいでしょう。はじめはシステムに慣れていないため、作業効率が落ちる可能性があります。

システムによっては、導入後の勉強会やアフターサポートが充実しているので、ぜひ活用してみてください。システムの使い方に慣れてくれば、作業効率も上がっていくでしょう。

物件管理システムの選び方は？

物件管理システムといっても、さまざまな会社から提供されています。その中でも自社の課題や問題点に合わせたシステムでなければ、改善を見込むことは難しいです。最後に、物件管理システムの選び方をご紹介します。

システムの操作性で選ぶ

物件管理システムを選ぶ際は、はじめに操作性を確認してみてください。

便利な機能が多く搭載されているシステムでも、使いこなせなければ意味がありません。豊富な機能が搭載されていればいるほど、画面レイアウトが分かりにくくなっていることもあります。
システムに早く慣れるためにも、以下の3つのポイントを確認しましょう。

• メインメニューがわかりやすい場所に設置されているか
• 情報の詳細を入力するページが項目ごとに分けられているか
• 入力欄はわかりやすいか

また、システムによっては使いやすいようにカスタマイズできるものもあります。画面のレイアウトが変更できたり、クイックメニューの設定ができたりなど、柔軟なカスタマイズができるシステムであれば、さらに作業の効率化が期待できるでしょう。

開発力の高さで選ぶ

物件管理システムを使っていると、「このような機能があると便利なのに」と思うシーンも少なくありません。システムの機能面改善を要望したいときは、サービス提供会社の開発力の高さが重要となります。

開発力の高さとは、要望をシステムにそのまま反映させることではありません。ユーザーから寄せられた要望をもとに、どうして改善が必要なのかを考え、求められている形の機能を開発する体制が必要となります。

不動産業界に精通しており、ユーザーの使いやすいシステムを開発できる提供企業を選ぶとよいでしょう。

コストで選ぶ

物件管理システムは無料で導入できるわけではありません。まずは自社で予算を組んだうえで、システム選びを始めましょう。

物件管理システムにはオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。オンプレミス型は導入に必要な機器をすべて揃えなければいけないため、初期費用が高くなります。一方でクラウド型は、システム提供会社のサーバーを利用するため、初期費用を抑えられるのが特徴です。しかし、クラウド型はランニングコストが高めに設定されており、オンプレミス型は安めに設定されています。
長期的な運用を考えると、オンプレミス型の方が安く抑えられる場合もあります。費用を抑えたいのか、初期費用を抑えたいのかを自社で話し合って決めることが重要です。

サポート体制で選ぶ

不動産業界では法律改正や税率変動の影響が大きいため、物件管理システムも定期的にアップグレードをしなければなりません。法令に沿った計算システムや新しい機能の追加に欠かせないことが、充実したサポート体制です。

また、ユーザーが物件管理システムを使いこなすためにも、マニュアルや問い合わせ対応におけるサポート体制はチェックしておく必要があります。

システム更新を含めたサポート体制が充実しているかの判断は、物件管理システムの公式サイトから新着情報をチェックしましょう。半年から1年近く新着情報が更新されていない場合は、サポートに力を入れていないと考えられます。
法律改正への対応が早く、機能追加も定期的にされていれば、サポート体制は十分だと言えるでしょう。さらに、定期的なパッチ対応のみならず、コールセンターを設置し、電話などでリモートサポートを行っている物件管理システムも、サポート体制が整っていると言えるでしょう。

まとめ

物件管理の業務には、賃貸物件管理、売買物件管理、物件仲介の3つの種類があります。それぞれにさまざまな機能が搭載されたシステムがあり、自社に合った物件管理システムを選ばなければいけません。

自分に合った物件管理システムを選ぶためには、「操作性」「開発力」「導入運用コスト」「サポート体制」の4つの視点で見てみましょう。
そのうえで、賃貸物件管理システムなら「賃貸革命」、売買物件管理なら「売買革命」、仲介物件管理システムなら「不動産BB」がおすすめです。