管理業務を３倍楽にするノウハウ集
不動産業界における管理業務は、物件の賃貸契約に関わる「賃貸管理」だけにとどまりません。入居者対応や家賃回収、物件の保守・点検、退去後の原状回復など、多岐にわたる業務が存在します。
これらを効率的に行うことは、オーナーの信頼を獲得し、収益性の高い管理体制を築くうえで欠かせない要素となります。
本コラムでは、「不動産管理」の実務に焦点をあて、賃貸管理から物件保守までの全体像を解説します。不動産会社が抱える課題とその解決の糸口を整理し、業務効率化や品質向上のヒントをお伝えします。
不動産管理業務は、オーナーと入居者の双方をつなぐ重要な役割を果たします。しかし、その業務範囲は非常に広く、日々の対応に追われて本来の価値提供が後回しになるケースも少なくありません。
賃貸契約の手続きから入居者対応（お困りごとなど）、修繕手配、さらには法令順守や会計処理まで、多種多様な業務が複雑に絡み合っています。不動産会社にとっては、これらの管理業務を効率化し、安定的なサービスを提供する仕組みづくりが必要です。
本記事では、実務ベースで不動産管理業務を体系的に整理し、現場で役立つ実践的な知見をご紹介します。
不動産管理は、大きく分けて「PM」（プロパティマネジメント）と「BM」（ビルマネジメント／ビルディングマネジメント）の二本柱で構成されています。前者は入居者との契約や家賃回収、更新手続きなどが中心で、後者は物件の清掃・点検・修繕など、施設の維持管理を担います。
さらに最近では、オーナーとの報告対応や収支の見える化など、管理会社の役割はより高度かつ多様化しています。特に不動産管理の質が問われる現在、業務フローの可視化と適切なシステム導入が重要視されつつあります。
賃貸管理では、まず入居者募集から始まり、申込受付、契約締結、家賃の請求・回収、そして更新・退去手続きに至るまで、すべてのプロセスを一元的に対応します。さらに、入居者からの問合せやトラブルへの迅速な対応が、管理会社の信頼性に直結します。
また、家賃滞納に対する督促業務や保証会社との連携も、近年の賃貸管理では避けて通れない業務です。これらの業務を一貫して管理できる体制が整っているかどうかが、業務効率や顧客満足度に大きな差を生むポイントとなっています。
建物管理では、物件の清掃、定期点検、法定点検（消防設備、エレベーターなど）や突発的な修繕対応などが主な業務に含まれます。建物の老朽化に伴い、修繕やリノベーションの計画立案・実施も重要な管理項目です。
また、近隣住民からの苦情対応や防犯対策など、物件の価値を維持・向上させる活動全般が対象となります。これらを効率よく行うには、現場スタッフや外注業者との連携強化、進捗管理の可視化が欠かせません。建物管理の質は、入居率や退去率にも影響するため、軽視できない分野です。
不動産管理業務には、人手不足、情報の属人化、非効率な業務フローなど、現場ならではの課題が山積しています。とりわけ、中小規模の管理会社では、アナログな管理方法に頼っているケースが多く、ミスや抜け漏れが発生しやすい状況です。
また、入居者やオーナーからの対応スピードも求められるなか、現場の負担は増加傾向にあります。こうした課題を放置すると、管理品質の低下や顧客離れを招くリスクが高まります。
属人化とは、特定の社員にしか業務の詳細が分からず、引き継ぎや情報共有が困難な状況を指します。不動産管理業務では、対応履歴や契約条件、点検スケジュールなど多くの情報が関係し、手作業で管理していると属人化が加速します。こうした状態では、担当者の不在時にトラブルが起きた際、対応が遅れがちです。
さらに、紙ベースやExcel管理に依存していると、データの更新・共有に時間がかかり、業務全体の生産性が低下します。業務効率を高めるには、デジタルツールの活用が不可欠です。
入居者・オーナー・業者との連絡は、不動産管理において最も工数がかかる業務のひとつです。電話やFAX、メールなど複数のチャネルを併用していると、情報の一元管理が難しくなり、対応漏れや遅延の原因になります。さらに、トラブル時には迅速な対応が求められるため、管理担当者の心理的な負担も大きくなります。
近年は、チャットツールや業務アプリを活用し、連絡履歴や対応状況を可視化する動きが広がっています。業務負荷を軽減するには、効率的なコミュニケーション体制の構築が求められます。
これらの課題を乗り越えるために、多くの不動産会社が業務支援システムの導入を進めています。業務フローを一元化し、情報の見える化と自動化を実現することで、ミスや属人化を防ぎ、生産性向上につながるからです。
特に、日本情報クリエイトが提供する不動産管理システムは、賃貸管理から建物保守までトータルで対応可能な設計となっており、現場の声を反映した機能が高く評価されています。
不動産管理システムを導入することで、契約書の電子化、家賃回収の自動化、点検スケジュールの共有などが可能になります。業務の標準化が進むことで、担当者が変わってもスムーズに引き継げるようになり、組織全体の生産性が向上します。
また、クラウド型システムであれば、外出先からでもアクセス可能で、迅速な対応が可能になります。加えて、報告書の自動作成やデータ分析機能により、オーナー対応の品質向上や経営判断にも役立てられます。
日本情報クリエイトが提供する「賃貸革命」「くらさぽコネクト」などの管理システムは、実際の不動産会社の現場課題を解決するために設計されています。たとえば、賃貸革命では、契約書類の作成から入居者対応までを一元管理でき、業務時間を大幅に削減した事例もあります。
また、ご紹介したツールでは、点検記録のデジタル化により、保守対応の抜け漏れが減ったという声もあります。導入事例を通じて、実際の効果を確認できる点も、安心して導入できる理由のひとつです。
不動産管理業務は、契約業務から保守管理、クレーム対応に至るまで、極めて多岐にわたります。これらを効率的かつ確実に遂行するためには、属人化の排除、業務の標準化、そしてITツールの活用が不可欠です。
特に、人手不足が深刻化するなか、管理業務のDX（デジタルトランスフォーメーション）による効率化は、企業の成長を左右する重要な要素といえるでしょう。日本情報クリエイトのような現場密着型のシステムを活用することで、業務品質の向上と顧客満足の両立が可能になります。
管理業務を３倍楽にするノウハウ集
不動産業務改善