管理業務を３倍楽にするノウハウ集
管理コストを減らしたいと思っていても、「何をどう減らせばいいかわからない」「現場が忙しくて手が回らない」といった理由で、なかなか進まないケースも多くあります。
実際には、日々の業務の中にこそ、削減できる“ムダ”が潜んでいます。本コラムでは、見落とされがちな非効率に着目し、現場の業務を効率化しながらコストを下げるための実践的なヒントをご紹介します。
管理業務は日々のルーティンに追われる中で、「当たり前」として続けている非効率が数多く存在します。
特に現場で見落とされがちなのが、次のようなムダです。
⚫︎二重作業や手作業の多さ（例：紙とExcelの両方で管理台帳を作成）
⚫︎対応漏れによるトラブルの増加（例：退去連絡の行き違いによる修繕遅延）
⚫︎現地巡回や報告業務にかかる移動コスト（例：スマホで撮影→帰社して報告書作成）
こうした作業は、毎日少しずつ積み重なることで、人件費や対応時間といったコストに大きな影響を及ぼします。
まずは「当たり前の業務の中にあるムダ」を見直すことが、コスト削減の第一歩です。
コストを削減したいときに真っ先に考えるのは“経費を減らすこと”ですが、実は業務フローの見直しこそが最も効果的です。
次のような業務にメスを入れるだけでも、管理にかかるコストは大幅に削減できます。
⚫︎入退去業務をテンプレート化・自動化（例：確認書類の作成・送信までを自動化）
⚫︎電気・水道の契約や清掃業務の管理（例：システム導入による自動化）
⚫︎問い合わせ対応をチャットボットに代替（例：よくある質問への自動返信）
これらは初期導入こそ必要ですが、継続的な負担減と人件費の最適化につながります。
「一部だけでも自動化」「繰り返し発生する作業だけ外注」など、段階的な見直しも有効です。
物件ごとに管理担当者を個別に配置する従来のスタイルでは、人件費や手間の負担が大きくなります。 そこで最近注目されているのが、複数物件をまとめて効率的に管理する運営方法です。
⚫︎複数物件で管理人を兼任
⚫︎点検・清掃業務を一括委託
⚫︎巡回・点検スケジュールをシステムで自動管理
特に中小規模の管理会社では、人材採用やシフト調整の課題をカバーしつつ、品質を落とさない管理が可能になります。自社だけで全てを抱え込まず「分け合う」という発想が、これからの運営スタイルの鍵となります。
築古物件は空室リスクや設備劣化が進みやすく、管理コストがかさむ傾向があります。
しかし、以下のような部分的な自動化や契約見直しによって、十分なコストコントロールが可能です。
⚫︎スマートメーターや遠隔点検機器の導入（例：定期訪問の代替）
⚫︎空室時の電気契約自動管理（例：基本料金の自動停止と再開）
⚫︎清掃や点検の最適スケジューリング（例：曜日固定から柔軟対応へ変更）
築古であっても、ムダな維持費を減らすことで収支改善は十分に可能です。
「古いから仕方ない」と思わず、小さな見直しの積み重ねが管理の安定につながります。
管理コスト削減とは単なる経費削減ではなく、業務の質を保ちながら効率を高めるプロセスです。対応時間が減ればスタッフに余裕が生まれ、入居者対応やオーナー報告も丁寧になります。結果的に「信頼される管理会社」としての評価が高まり、新規受託や口コミ紹介にもつながります。
まずは、日々の業務に潜む“見えない無駄”を洗い出すことから始めましょう。無理なく改善できるポイントから着手することで、確実に成果を実感できるはずです。
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