第7回 覚えておくと重宝するExcelテクニック
ホームページの問い合わせフォームで都道府県や生年月日を入力するときに、選択式のメニューが利用されているのを見かけると思います。
「プルダウンメニュー」や「ドロップダウンリスト」と呼ばれますが、同じものをエクセルでも作ることができます。
物件のメンテナンス状況の進捗管理や、お問い合わせの対応状況などをエクセルで管理している場合に、対応状況や進捗を入力するところに選択式メニューを設定しておくことで、素早く正確に登録できるようになります。
今回はこの選択式メニューをエクセルで作る方法をご紹介します。
※Excel2003以降に対応しています。
選択肢を直接入力して作る
① 選択式メニューを設定したい範囲を選びます。
② ［データ］タブ→［データツール］グループの［データの入力規則］をクリックします。
※Excel2003はメニューバーの［データ］→［入力規則］をクリックします。
③ 「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されるので、［設定］タブの［入力値の種類］の「▼」をクリックして、「リスト」を選択します。
④ ［元の値］欄に選択肢となる単語を、「,」（半角カンマ）で区切りながら入力します。
⑤ ［OK］ボタンをクリックします。
⑥ 選択リストを設定したセルをクリックすると、セルの右側に「▼」が表示されます。
「▼」をクリックすると④で入力したデータが表示されます。
入力済みのデータを選択肢に利用する
すでに入力されているデータを選択リストにすることもできます。
都道府県など項目数が多い場合は直接入力するよりも、予めエクセルに入力したデータを使用するほうが登録がぐっと楽になります。
① 予め選択肢にしたいデータを入力しておきます。（★リストにする範囲）
② 選択リストを設定したいセルを選びます。
③[データ]タブ→[データツール]グループの[データの入力規則]をクリックします。
※Excel2003はメニューバーの[データ]→[入力規則]をクリックします。
④「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されるので、[設定]タブの[入力値の種類]の「▼」をクリックして、「リスト」を選択します。
⑤ [元の値]欄をクリックして、「★リストにする範囲」をドラッグします。
※指定できる範囲は１列のみです。
⑥［OK］ボタンを押します。
⑦選択リストを設定したセルをクリックすると、セルの右側に「▼」が表示されるようになります。
「▼」をクリックすると④で入力したデータが表示されます。
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