時代はまさに効率化！新型コロナ禍でIT化が進む今こそ不動産業務の見直しを行いましょう

仕事の量を知ることが効率化への第一歩

たくさんの情報を扱う不動産会社様にとって、扱う情報が多ければ多いほど、仕事量は多くなります。
日々の業務に圧倒されて、突発的な業務が後回しになっていたり、情報の整理がしっかりできていなかったり、なんてこともあるのではないでしょうか。
そうなると残業が続く、計画的に仕事が進まない等、負のスパイラルに陥ってしまいます。
頭の中では効率的に仕事をしたい！！と思っていても、
「今更、ワークスタイルを変えるなんて不可能」
「そもそも、短縮できる仕事なんてない」
このように感じてしまい、なかなか前に進むことができません。

そこでまずは自分の仕事の量を知ることから始めてみましょう。

自分の仕事を書き出してみる

自分の仕事がどのくらいあるのかメモ等に書き出してみたことはありますか？
書き出す際はできるだけ詳細に書き出してみてください。
文字に起こすことで、自分の仕事の量と重みを客観的に把握することができます。

見直しを行う

自分の仕事を客観的に把握することで、必要・不必要が明確になります。
不必要な仕事や、短縮できる仕事は今すぐにでも見直してみましょう。
必要な仕事は、「見直すことができない」と思われてしまいがちですが、まさに時代は効率化！！いくらでも見直すことはできます。

繰り返し行われる仕事をピックアップする

繰り返し行われる仕事は単純作業が多いため、仕事のハードルとしては低く感じるかもしれません。
しかし、時間や労力は確実に奪われているのです。単純作業だからこそ起きてしまうミスだってあります。
繰り返し同じ作業をする必要がなくなれば、他の仕事に時間を使うことや、新しい仕事に挑戦することができるようになります。つまり、繰り返し行われる仕事ほど、効率化のチャンスなのです。

では、必要な仕事をどうやって見直していけば良いか、ご紹介させていただきます。

IT化できるものを考える

Excel等の便利なアプリケーションソフトを活用して、不動産管理をされている会社様も少なくないと思います。実際とても便利ですし、慣れてしまえば使い勝手も良いです。
ですが、不動産会社様のことを想って作られたソフトではないため、項目や形式を1から作らなければならなかったり、法改正などがあれば修正が必要になったりします。

『こんなことができたらもっと便利なのに』

その想い、賃貸管理ソフトなら解決することができます。

賃貸管理ソフトとは、賃貸管理の基本業務を、専用のシステム環境で行える業務支援サービスのことです。
一般的な賃貸管理ソフトにはどのような機能があるのでしょうか。
ユーザーが操作できる基本機能の一例を以下に紹介いたします。

物件情報管理
部屋情報管理
契約者管理
諸費用精算書や契約書・重要事項説明書の作成
家賃入金状況の管理
入居者からの問い合わせ管理
修繕や原状回復の管理
送金明細書や請求書の作成

これくらいなら賃貸管理ソフトを使わなくても問題ないと思われた方もいらっしゃるかもしれませんが、賃貸管理ソフトだからこそできることもたくさんあります。
例えば、賃貸管理ソフトはサーバー上にソフトウェアがあるため、アクセス権限のある担当者であれば複数人が一度にアクセスすることが可能です。Excelのようにデータを保存して他者へ送る必要がなく、入力したデータはすぐにサーバーへ反映されるため、更新作業が滞ることがありません。
また、入居者からの入金を確認すると、オーナー口座への送金と帳簿入力もできるといった自動化も可能です。
さらに、賃貸管理ソフトに情報を登録していればデータ連動ができるので、同じ情報をホームページやポータルサイトごとに何度も入力する必要がなく、業務時間の短縮だけではなく、ミス・ロスの削減に繋がります。
結果、効率的に仕事を進めることができます。

賃貸管理ソフトはクラウド版がおすすめ

賃貸管理ソフトの動作環境には、オンプレミスとクラウドの2種類があります。
オンプレミスはソフトウェアを社内サーバーへインストールする形式であり、対してクラウドはネット上のサーバーにソフトウェアがある形式です。簡潔にお伝えいたしますと、データ管理を自社で行うか、クラウド環境に置いておくかの違いになります。

クラウド版の魅力は主に2つです。

どこからでも簡単にアクセスできる！

1つはどこからでも簡単にアクセスできるということです。
会社だけでなく、自宅からでもデータを閲覧・編集・更新することができます。
そのため、新型コロナ禍の今、多くの会社に必要とされているテレワークにも最適です。また、複数店舗間でのデータ共有も簡単に行うことができるので、業務の手間を省くこともできます。

大切なデータがしっかり守られている！

もう1つは大切なデータがしっかり守られているということです。
万が一、地震や水害等の災害時にもクラウド版であれば、しっかりバックアップされているので、データを復旧することができます。
※賃貸管理ソフトによって、データの復旧度合いにはバラつきがありますので、御社に合った賃貸管理ソフトを選択されることをおすすめいたします。

まとめ

賃貸管理ソフトの導入は多少のデメリットも伴います。
費用もかかりますし、導入直後は慣れるまで作業効率が落ちてしまう可能性もあります。
ですが、想像してみてください。今より数段仕事の効率があがり、日々の業務を計画的に進めることができている自分や仲間たちを。
効率化によって得られた時間を、入居希望者や家主に寄り添った対応など、人でないとできない仕事に使うことによって、質の高いサービスを提供できるようになります。質の高いサービスはお客様満足度の向上につながります。そしてそれは業績アップにつながっていきます。
この吉（正）のスパイラルにより、今以上にいきいきとしたワークライフを過ごすことができるのではないでしょうか。

弊社の賃貸革命クラウド版は信頼性の高いクラウドとセキュリティ対策で安心してご利用いただけます。毎日データのバックアップをしていますので万が一のことが起こっても前日の状態まで復旧することができます。

また、賃貸革命オンプレミス版、クラウド版の両方が「IT導入補助金2021」の対象製品となっております。交付申請から事業実施効果報告までの複雑な申請作業を不動産会社様に代わって経験豊富な専門スタッフが無料でサポートさせていただきます。最大、450万円の補助金を受け取ることができます。

ぜひ、この機会にご検討されてみてはいかがでしょうか。