賃貸契約業務のつらい入力作業を大幅時短！業務担当者や入居者にも嬉しい仕組みのつくり方

不動産賃貸管理業務では、契約管理・入金管理など、膨大な量の書類や通帳といった紙媒体の情報を目視で確認しながらパソコン内のシステムに手打ち入力し、登録・管理をしなければならない作業が多く存在します。
作業自体に時間がかかる上、ミスがないよう慎重に行わなければならないため精神的負担も大きく、この‟書類を目視してパソコンに手入力“という作業を「つらい…」と感じられている不動産会社様は多くいらっしゃるのではないでしょうか。

これらの業務は、不動産業務に特化したシステムを活用することで、もっとスピーディに、且つ正確に完結できる仕組みをつくることができます。

今回は、不動産業務の中の「契約情報の管理」に焦点を当て、不動産会社様がこれまでよりずっと楽に業務を行うことができ、入居者の満足度向上にもつながる仕組みづくりについてお話します。

不動産事務作業の時間ロス・ミスにお悩みの方は是非最後までご覧ください。

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1.「半日以上かかる」契約情報の登録作業が「あっという間」にできる仕組みとは？
2.顧客の満足度も向上?!契約情報の登録・管理をシステム化するメリット4つ
3.不動産業務の手入力作業は削減できる！次回の繁忙期に備えてみませんか？

1.「半日以上かかる」契約情報の登録作業が「あっという間」にできる仕組みとは？

契約情報の登録作業を「あっという間」にする仕組みは、ずばり「電子入居申込」で取得した契約情報を電子データとして不動産会社様の管理システムにそのまま反映させるというものになります。
以上の方法を行うことで、書類を見ながらパソコンへ情報を手入力する作業が不要になり、契約事務作業の大幅な時間短縮に繋がります。

具体的にどのような効果が見込めるのか、以下でご説明していきます。

例えば、Excelで契約情報を管理する場合、入居者が記入した入居申込書を確認しながらパソコンへ一つずつ情報を手入力する必要があります。
一つの契約の入力作業が15分程だとすると、契約件数が20件の場合、

15分×20件＝300分＝5時間

契約情報登録の作業にトータルで半日以上かかってしまうことになります。
入力作業に加え、ミスの確認や操作に慣れていない新人さんが作業をする状況など、人為的な要因が重なると更に作業時間は増えていきます。
また、管理戸数の多い不動産会社様や、繁忙期の時期は必然的に作業量が倍増し、消耗する体力・精神も比例していきます…。

そこで、「電子入居申込」で入居者が記入（入力）した契約情報をそのまま不動産会社様のシステムに取り込み、管理できる仕組みをつくります。
これによって不動産会社様自身が契約情報をパソコンへ手入力する作業は不要になり、半日以上かかっていた契約情報の登録作業が、数百件の契約件数でもほぼ一瞬※で完了できるようになります。

※人為的な操作や状況、個々のコンピュータのデータ処理速度によって効果に差が生じることがあります。

また、契約情報の登録・管理をシステム化することで得られるメリットは時間短縮だけでなく、あらゆる「不動産業務の効率化」や「ミスの削減」、「顧客満足度向上」にも繋がります。
次の項目で詳しくお話します。

2.顧客の満足度も向上?!契約情報の登録・管理をシステム化するメリット4つ

①入力作業の時間短縮

入居者の名前や住所、連絡先情報などのデータがそのまま不動産会社様のシステムへ流し込まれるため、書類の目視確認や手入力が不要になります。これにより、手作業にかかっていた時間が大幅に軽減されます。

②人為的ミスの心配を大幅軽減

契約情報の登録・管理をシステム化する仕組みに「電子入居申込」を活用することで、FAXや書類郵送、電話などのやりとりが不要になり、入居者が入居申込専用フォームに入力した情報が電子データとしてそのまま不動産管理会社や家賃保証会社の審査に用いられます。
よって、全ての審査を通過した信用性の高い契約情報を不動産管理システムへ反映させることができ、賃貸契約業務担当者の人為的なミスの心配を大幅に軽減することができます。

電子入居申込の機能や利便性についてはこちらのコラムで詳しく解説していますので、電子入居申込にご関心のある不動産会社様は是非併せてご覧ください。
“不動産業務のオンライン化”は不安？図でわかる「電子入居申込」の利便性と安全性

③契約情報に紐づけて入金管理・修繕管理・問い合わせなども管理できる

不動産業務システムで契約情報を管理することで、入居後に発生する入金や修繕、問い合わせなどもシステム内の契約情報と紐づけて一元管理することができます。
賃貸契約業務だけでなく、その他の賃貸管理業務の効率化も見込めます。

④不動産会社様だけでなく入居者にとっても嬉しい仕組みになる

「電子入居申込」は入居者にとっても便利なサービスとして提供することができます。これまで書類で行っていた手続きが不要になり、スマホやパソコンでいつでもどこでも入居申込が行える点は入居者に喜ばれるポイントになります。また、昨今では手書きよりもスマホやパソコンからの入力で完結できるシステムが好まれる傾向にもあります。

さらに、契約情報を正確に一元管理することで入居後の問い合わせが発生した際にもスマートな対応が可能になり、入居者の満足度向上・企業の信頼獲得にも繋がります。