賃貸管理の働き方改革 IT化のメリット～入居申込編～
「働き方改革」を実現するためには、「労働生産性の向上」が不可欠です。
この労働生産性の向上ですが、不動産業務支援分野の「不動産テック」を
取り入れることで大きく改善できるのではと考えております。
弊社は不動産業界のDX(※)を推進しており、不動産テックで「住生活」を中心とした
社会的に価値のある商品とサービスをワンストップで提供しております。
デジタル技術を浸透させ人々の生活をより良いものへと変化させるという概念
その中でも、賃貸管理に役立つ不動産テックを活用することで得られるメリットを改めてご紹介し、本コラムをご覧いただいただ方の働き方改革のきっかけとなるような情報をお伝えできればと思います。
また、不動産テックには様々な分野がございますが、ここでは賃貸管理（入居申込）にフォーカスした業務のIT化としてご紹介させていただきます。
入居申込の業務をIT化（電子化）することのメリット
契約者情報をデジタル化でき、入居者管理業務にも活用
契約者情報を紙媒体からパソコンへの打ち直しなど同じ情報を何度も入力する必要がなくなる。
契約者が入力した情報を基に基幹ソフトに取り込み、取り込んだデータを契約者情報として活用できるように。
入居申込書や必要書類を紙からデジタル化
申込情報はスマートフォンやパソコンといった端末からのフォーム入力で必須項目の入力をシステムで制御。
入力不備を未然に防止し、未記入箇所や必要書類不足による仲介会社、保証会社とのやり取りもスムーズに。
必要な情報が揃った上で審査を行えるようになり、差し戻しも改善。
本人確認書類などの必要書類も添付。
さらにデジタル化する事により、
- FAXで送受信した際のかすれや文字つぶれなどによる誤認・トラブル
- 保証会社に渡すときには書類が劣化して可読性が悪く差し戻しや再確認が発生
- 申し込み情報が保証会社に届いていない
といった紙媒体ならではの問題も改善。
入居申込書ペーパーレス化で郵送やFAXの手間・郵送費コストが削減
審査依頼もクリック操作で完了。
訂正依頼もシステムから可能
申込書に訂正やミスがあればシステムからどの箇所かを指定し、メッセージ付きでお知らせ。
仲介会社とチャットでやり取り
いつでも連絡を取り合うことができ、やり取りの履歴も残るので、スムーズで安心なコミュニケーションが可能。
契約者はオンライン上で入居申込みが可能、店舗への来店が不要に
なかなか時間の取れない方でも申込書の記入がスマホやPCなどからできるため、時間や場所を選ばずいつでも申込みできる。
いかがでしたでしょうか。
導入するサービスにより、細かい仕様・機能は異なるかと思いますがデジタル化することで様々な改善が期待できそうです。
今まで当たり前に行ってきた業務を変革する手段として、IT化は大きく貢献することができます。
IT化すると、今までの業務効率や精度が改善されます。
改善することでミスを無くし、業務時間を短縮、残業を減らしたり空いた時間を他の業務に回す事ができ、働き方改革へと繋がるのではないでしょうか。
不動産テック・不動産DXの活用は、御社の業務を変化させていくきっかけになると思います。
是非検討してみてはいかがでしょうか。
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