どうしてExcelでの物件管理には限界があるのか
管理戸数増加に伴うExcelの限界とは
あるお客様からお聞きした話です。お客様が会社を設立してから間もなくは、管理戸数が少ないこともありExcelで物件管理をしていたそうです。徐々に管理戸数が増えてくるにつけ、Excelでの管理に限界が生じてきたとのことでした。
このお客様は、Excelでの物件管理のどの当たりに限界を感じていたのでしょうか。
Excelで特に非効率だった点は？とお聞きしてみると、特に時間がかかっていた作業が「入出金の消込作業」だとおっしゃっていました。
入出金の消込作業をする際に、ミスが多く発生するというのです。
Excelの物件管理で生じたミス
Excelで物件管理を行う場合、どうしても「通帳」から「Excel」への転記が必要になります。管理戸数が多くなることで、この「転記」にミスが生じやすくなるのです。
特に
「振込人名が居住者名と異なっている場合の確認」
「振込手数料の負担がされている・いないの確認」
が生じる際にはミスも多くなるようです。
家賃を確実に回収しオーナー様への振り込むことが物件管理の基礎であり、ミスを生じさせてはいけない業務ですが、現実には管理戸数の増加とともに「入金済みの入居者への督促」や「未入金入居者の放置」などのミスが発生していたそうです。
お客様は、Excelでの物件管理に限界を感じ管理用のソフトの導入に至るのですが、利用して感じたことをこのようにおっしゃっていました。
Excelから管理ソフトに乗り換えた理由
”物件数が少ない間は、Excelの方が効率的です。 しかし物件数が増えてくると、Excelの弱点である「定型処理能力の低さ」、「検索能力の低さ」が目立ってきます。同じ手作業を何度も繰り返すことになったり、 あの情報どこだっけということになったりして、業務時間がどんどん長くなるのです。”
物件管理にExcelを利用していて同じような悩みがあるようであれば、専用ソフトの利用を検討してもよいかもしれません。結果としてオーナー様の信頼を得られれば御の字です。
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