電子契約の運用ポイント・活用事例集フォーム
近年、不動産業界でもDX（デジタルトランスフォーメーション）が進む中、「賃貸契約の電子化」が注目を集めています。とはいえ、「電子契約って本当に大丈夫？」「高齢のオーナーに説明できるか不安…」といった声も多く聞かれます。本コラムでは、
賃貸契約の電子化を進めるための実践的なステップや導入するシステムの選定についてご紹介します。
電子契約が本格的に進みはじめた背景には、法律の整備があります。2022年5月18日施行の法改正により、宅建業法上の契約書類も電子交付が可能となりました。それに伴い、不動産業界での契約業務の電子化が進んでおります。
法律的には可能でも、「まだまだ浸透していない」「同意が得られず電子化できない」などの課題が山積みです。
主な要因として、社内のITリテラシーのばらつき、オーナーや入居者の理解不足、システムの使い勝手、セキュリティへの懸念等が考えられますが、これらの障壁を1つずつ取り除くことが、導入成功の鍵となります。
賃貸契約を電子化するためには「電子契約システム」の導入が必要です。導入後、契約業務の効率化を円滑に進めるためにも、社内外の関係者が戸惑わないよう、準備を整えながらスモールスタートすることが重要です。導入の流れは、以下のステップを意識するとスムーズです。
① 社内体制の整備：
担当者の配置やルールの明文化、社内ヒアリングなどを通じて、導入のベースを作る。
② 社員向けの研修・トレーニング：
電子契約の基本知識や操作手順、トラブル時の対応方法を全社員で共有する。
③ 小規模な試験運用の実施：
特定の契約パターンや担当者に限定して、実際の運用を通じた検証を行う。
④ マニュアル・FAQの作成：
社内用・顧客向けそれぞれに使いやすいマニュアルを整備し、不安やトラブルを防止する。
⑤ オーナー・入居者への事前説明：
電子契約に対する理解と安心感を持ってもらうため、説明資料やサポート体制を整える。
このように、段階的に進めることで、現場の不安を最小限に抑えつつ導入効果を最大化できます。
電子契約システムは数多く存在し、それぞれ特長や強みが異なります。導入後に「思っていた機能がない」「使いこなせない」といった事態を防ぐためにも、事前の比較検討は欠かせません。以下のような視点で選定を進めると、自社に合ったシステムが見えてきます。「機能」だけでなく、「実際に活用できるかどうか」が選定の決め手となります。
⚫︎ 操作性・使いやすさ：
不慣れなスタッフでも直感的に操作できるか、スマートフォン対応があるか等。
⚫︎ 対応書類の種類：
賃貸借契約書以外にも、重要事項説明書・申込書・同意書等、必要な書類に対応しているか。
⚫︎ 不動産業務への特化度：
宅建業法や業界慣習に対応しているか、不動産業向けのシステムであるか。
⚫︎ サポート体制の充実度：
導入前後のサポートやトラブル時の対応・サービスが整備されているか。
⚫︎ コストと導入効果のバランス：
初期費用・月額費用等の費用に見合った効果が得られるか。
⚫︎ システム連携・クラウド対応：
使用中の不動産業務システムとの連携やクラウド対応による業務効率化が期待できる。
電子契約システムは、法的にも導入しやすい環境にあり、業務効率化・コスト削減・書類管理の手間軽減など、多くのメリットも期待できます。
しかし、導入の成否はシステムの性能だけでなく、社内の理解と準備体制、そしてオーナーや入居者の同意が影響するので「使いやすい体制づくり」こそが、成功への第一歩です。本コラムが、賃貸契約の電子化を推進する一助となれば幸いです。
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