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毎月繰り返される印刷・郵送・来店・署名・押印…。紙ベースの賃貸契約業務は、思っている以上に時間とコストがかかっています。
こうした業務の見直しとして、いま注目されているのが「賃貸契約の電子化」です。法令対応という側面だけでなく、実は業務効率化やコスト削減にもつながる具体的なメリットが多数存在します。
本コラムでは、賃貸契約を電子化することで得られるメリットを、管理会社・仲介会社・入居者の視点からわかりやすくご紹介します。
まずは紙の契約業務と電子契約を比較し、どれほど業務負担に差が出るのかを見てみましょう。
●印刷・郵送・来店対応などの作業がゼロに
●紙契約では締結まで3〜5日かかるところ、電子契約なら1日以内で完結
● 契約修正・更新対応もオンラインでスピーディーに
契約担当者にとっては業務の手間が減るだけでなく、ミスや確認作業の効率化など、実務レベルでの改善効果が大きい点が魅力です。
●契約書の準備・回収にかかる時間と工数を大幅削減
●書類不備のリスク低減・確認作業の効率化
●他のITツール（IT重説、オンライン申込等）との連携も可能
電子契約は管理側の効率化だけでなく、入居者にとっても「手軽さ」「スピード感」といった大きな利便性を提供します。
●来店不要・時間指定不要でいつでも契約完了
●印鑑も不要、スマホ操作だけで手続きが完了
●遠方からの契約・引越しがスムーズに進行
契約締結後も、紙契約ではファイリングや保管、検索に多くの時間とスペースが必要です。電子化により、その後の管理業務も大幅に効率化されます。
●クラウド上に契約書を一元管理でき、紙の保管スペース不要に
●支店間・担当者間の共有も簡単で、問い合わせ対応も迅速に
●検索性が高く、過去契約の確認もすぐに可能
「電子契約＝ペーパーレス」というイメージを持つ方も多いですが、その効果はそれ以上です。時間の短縮・コスト削減・人的ミスの防止・顧客満足度の向上と、業務全体に良い影響をもたらします。
これからの賃貸業務において、電子契約は“選択肢”ではなく“前提”になる可能性が高まっています。今こそ、自社の契約フローを見直す絶好のタイミングです。
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