第4回 覚えておくと重宝するExcelテクニック
同じ情報を一括で入力する
入金状況の管理や、問い合わせの進捗などをExcelで管理していると、同じ情報を何度も入力する場面が多くあります。
例えば、入金状況をExcelで管理している場合、進捗を入力する欄に「未入金」「確認済」といった同じ言葉が何度も出てきます。
同じデータを繰り返し入力する必要があるとき、どのように入力されていますか？
1つずつ手入力している、または1か所だけ入力して他はコピーしている、という人が多いのではないでしょうか。
実は、もっと早く入力できる方法があります。
点在している複数のセルに同じ情報を入力したい
1. データを入力したいセルをクリックして選びます。
2.「Ctrlキー」を押しながら、入力したい他のセルをクリックして選びます。
3.「Ctrlキー」を押し続けた状態で、最後のセルをクリックします。
4. 最後のセルをクリックしたら、そのままデータを入力して、「Ctrlキー」と「Enterキー」を同時に押します。
※同時押しが難しい場合は、先に「Ctrlキー」を押しっぱなしにした状態で「Etnerキー」を押すとうまくいきます。
通常は入力が完了したら、「Enterキー」だけを押して編集を完了しますが、「Ctrlキー」とを一緒に押すことで、選択していたすべてのセルに同じデータが入ります。
日本語の文字を入力した場合は、変換を確定させるために、別に「Enterキー」を押す必要があります。
文字変換が完了したときに「Enterキー」を押して、そのあとに「Ctrlキー」と「Enterキー」を同時に押すと、選択していたすべてのセルに同じデータが入ります。
別の場所に入力されているデータをコピーして使いたい
他の場所に入力されている情報をコピーして使いたい、データを入力する手間を省きたい方には、こちらの操作がおすすめです。
1. これから入力したいデータと同じデータが入力されているセルを選択して、コピーします。
※キーボードで操作する場合は、「Ctrlキー」と「Cキー」を同時に押します。
2.「Ctrlキー」を押しながら、データを入力したいセルをクリックして選びます。
3. 貼り付けをします。
※キーボードで操作する場合は、「Ctrlキー」と「Vキー」を同時に押します。
上のセルに入力されているデータをコピーして貼り付けたい
データが入力されているセルが上にあり、データを入力したいセルがすぐ下にある場合は、上のセルのデータをコピーするショートカットキーがあります。
すぐ上のデータをコピーしたい
1.すぐ上にあるセルのデータを入力したいセルを選択します。
2.「Ctrlキー」と「Dキー」を同時に押します。
データを入力したいセルは、1つだけでなく、範囲で選択することができます。
その場合は、1番上のセルのデータが、選択した範囲のセルすべてにコピーされます。
さらに、左のセルから右隣りのセルへ、データをコピーすることもできます。
・すぐ左のセルのデータを入力したいセルを選択します。
1.すぐ左にあるセルのデータを入力したいセルを選択します。
2.［Ctrl］＋［R］を同時に押します。
こちらも、先ほどの上にあったデータを下のセルにコピーする方法と同じく、入力したいセルを1つだけでなく範囲で選択することができます。
その場合は、1番左のセルのデータが、選択した範囲のセルすべてにコピーされます。
ほんの少しの操作の違いですが、知っているか、知らないかでは作業スピードに大きく差が生じます。
今度進捗表や管理表を更新することがありましたら、ぜひお試ください。
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